Het wedstrijdsecretariaat is verantwoordelijk voor alle wedstrijdzaken, incl. planning van ruimte, vriendschappelijke wedstrijden, vervoerszaken en arbitrage.
Op wedstrijddagen is bij v.v. Rijen een wedstrijdsecretariaat ingericht. Zij zorgen voor een goed verloop van de wedstrijden. Bovendien zijn zij verantwoordelijk voor de veiligheid van scheidsrechters en spelers.

Op het wedstrijdsecretariaat wordt verder gezorgd voor:

• Ontvangst van leider/coaches van de tegenpartijen en v.v. Rijen door een gastvrouw of gastheer
• Ontvangst van scheidsrechters
• Informeren bezoekende verenigingen en scheidsrechters in geval van afgelastingen
• Afgelastingen op (laten) nemen op website
• Scheidsrechtercoördinatie en indeling wedstrijden
• De uitslagen van de wedstrijden op die dag
• Het creëren van omstandigheden om op de juiste het digitale wedstrijdformulier in te vullen en af te handelen, door leiders    van de teams en officials
• Alle regelende taken om de door- en voortgang van de wedstrijden zo goed mogelijk te laten verlopen.
• Het beantwoorden van vragen betreffende v.v. Rijen (inschrijvingen, aanvragen oefenwedstrijden, scheidsrechtercoördinatie enz.)
• Doorverwijzingen naar coördinatoren, administratie en overige v.v. Rijen aangaande zaken.

Op de wedstrijddagen hangt op de publicatie borden o.a. bij de kleedkameraccommodatie van het sportpark een overzicht van alle wedstrijden die dag met de indeling van de speelvelden en kleedkamers.
N.B.: Het wedstrijdsecretariaat is in principe alleen bestemd voor medewerkers, leiders, coaches en scheidsrechters.

Aanmelden bij het wedstrijdsecretariaat.
Zowel bij thuis- als uitwedstrijden meldt de leider/trainer zich ruim voor aanvang van de ontmoeting bij het wedstrijdsecretariaat. Daar verneemt hij op welk veld de wedstrijd wordt gespeeld en in welke kleedkamer het team zich kan omkleden.

LET OP: Voorafgaand aan de wedstrijd moet door de leider een zgn. digitaal wedstrijdformulier worden ingevuld.

Spelerspas
Alle spelende KNVB-leden moeten in het bezit zijn van een spelerspas.
Controle van de passen gebeurt voor de wedstrijd door scheidsrechters in het bijzijn van de aanvoerders/leiders. Bij twijfel kan de scheidsrechter controleren of de foto's op de spelerspassen overeenkomen met de betreffende spelers.
De scheidsrechter en de aanvoerders kunnen met behulp van de spelerspas van de voetballers een aantal belangrijke zaken controleren:

• De identiteit van de speler
• Of de speler lid is van de KNVB
• Of de speler geregistreerd staat als spelend lid van de voetbalvereniging
• Of de speler in de betreffende leeftijdsklasse mag uitkomen. Doet er bijvoorbeeld geen B-junior mee bij C?
• Of het digitale wedstrijdformulier correct is ingevuld.
• Komen de gegevens op het formulier overeen met de gegevens op de spelerspassen en staan de juiste spelers op het veld?

Geen pas = niet spelen!
Vanaf de JO-8 pupillen moet vóór elk competitie- of bekerduel een digitaal wedstrijdformulier worden ingevuld. Het thuisspelende team zorgt voor de juiste omstandigheden en apparatuur om de wedstrijden digitaal voor te bereiden en in te voeren.
Zowel de thuisspelende club als de bezoekers moeten het digitale wedstrijdformulier volledig en op de juiste wijze invullen (het KNVB-nummer van v.v. Rijen is: BBJH87U).
Daarna vult de scheidsrechter het digitale wedstrijdformulier in, terwijl hij op zijn beurt de ingevulde spelers en wisselspelers controleert aan de hand van de spelerspassen.
Als de wedstrijd is afgelopen, vult de scheidsrechter de uitslag in. Ook controleert hij de ingevallen wisselspelers en de spelers die rode/gele kaarten of tijdstraffen hebben gekregen. Nadat de scheidsrechter en de aanvoerders van beide ploegen ook hun akkoord hebben gegeven wordt het digitale wedstrijdformulier direct verzonden naar de KNVB.

Let op: Als er fouten worden gemaakt, leidt dat tot een boete voor v.v. Rijen
Een dringend verzoek aan de leiders/coaches en aanvoerders: vul het digitale wedstrijdformulier juist en compleet in. De wedstrijdsecretaris kan achteraf geen correcties uitvoeren.